Gute Mitarbeiter­gespräche führen: Sieben entscheidende Tipps für Führungskräfte

Die drei Phasen des Mitarbeiter­gesprächs

Ein Mitarbeitergespräch besteht nicht nur aus dem Gespräch selbst, sondern beinhaltet typischerweise  drei Phasen, auf die Sie sich als Führungskraft konzentrieren sollten:

Die Vorbereitung

Auch wenn Sie ein:e begabte:r Kommunikator:in sind – die Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch ist matchentscheidend. In unserem Blog «Mitarbeitergespräch vorbereiten: Ein Leitfaden für Führungskräfte» erfahren Sie detailliert, wie Sie sich als Führungskraft bestmöglich aufs Gespräch vorbereiten.

Das Gespräch

Während des Mitarbeitergesprächs ist es entscheidend, eine offene und unterstützende Atmosphäre zu schaffen, in der beide Seiten ihre Gedanken und Bedenken äussern können. Warum nicht einmal in ein Café gehen, statt im drögen Sitzungszimmer zu sprechen? Es ist wichtig, gut zuzuhören, offene Fragen zu stellen und Feedback zu geben, um die Kommunikation zu fördern und Lösungen zu finden.

Die Nachbearbeitung

Nach dem Gespräch ist es ratsam, schriftliche Notizen zu machen und gegebenenfalls vereinbarte Schritte festzuhalten. Dieser Punkt beinhaltet auch das gemeinsame Überprüfen der definierten Ziele und Massnahmen.

7 Tipps fürs Führen von guten Mitarbeitergesprächen

Wir haben Ihnen die wichtigsten Tipps & Tricks rund um die Gesprächsführung zusammengefasst, die Sie als Grundlage für Ihr nächstes MAG nutzen können:

Tipp 1: Positiv ins Mitarbeitergespräch starten

Starten Sie das Gespräch mit einer positiven Note, indem Sie beispielsweise Ihren Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin nach positiven Entwicklungen fragen. Zeigen Sie Anerkennung für die geleistete Arbeit. Ein positiver Start legt den Grundstein für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch und geben Sie gleich zu Beginn einen Überblick über die Agenda.

Tipp 2: Die richtige Struktur

Ein effektives Mitarbeitergespräch sollte gut strukturiert sein, um einen klaren und zielführenden Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin resp. Mitarbeiter zu ermöglichen. Denn es besteht immer die Gefahr, im Dialog abzuschweifen und die wirklich wichtigen Punkte zu verpassen. Hier nochmals die grundlegende Struktur, die für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch genutzt werden kann:

1. Begrüssung

Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüssung, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Skizzieren Sie kurz den Zweck des Gesprächs und den vorgesehenen Gesprächsverlauf.

2. Rückblick und Evaluation

Besprechen Sie gemeinsam die relevanten Themen (vgl. Sie dazu unsere Lösung MAG 2.0), die vergangenen Leistungen, Projekte und Zielsetzungen. Führen Sie eine strukturierte Evaluation durch, um Erfolge und Herausforderungen zu analysieren. Betonen Sie dabei besonders die positiven Leistungen und zeigen Sie Wertschätzung für die Zusammenarbeit und die erreichten Ziele.

3. Zielvereinbarungen

Legen Sie gemeinsam klare und motivierende Ziele für die Zukunft fest. Orientieren Sie sich dafür an der SMART-Formel: Heisst, die Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Wichtig: Nicht alle Berufe eignen sich gleich gut für spezifische Zielvereinbarungen auf Jahresbasis. Falls dies nicht sinnvoll erscheint, halten Sie allgemeine Massnahmen zu den besprochenen Themen fest.

4. Gegenseitiges Feedback

Geben Sie sich gegenseitig konstruktives Feedback zur Arbeitsweise, Zusammenarbeit und Unterstützung. Denn Sie sollten als Führungskraft nicht nur Feedback geben, sondern auch offen sein für Feedback und Verbesserungsvorschläge aus Ihrem Team.  

5. Perspektiven und Karriereentwicklung

Erörtern Sie gemeinsam berufliche Perspektiven und Karrieremöglichkeiten. Identifizieren Sie den Weiterbildungsbedarf und entwickeln Sie gemeinsam einen Pfad für die berufliche Entwicklung.

6. Vereinbarungen und Abschluss

Formulieren Sie klare Vereinbarungen und einen Massnahmenplan für die Umsetzung der besprochenen Punkte resp. Ziele. Legen Sie einen Zeitrahmen fest und schliessen Sie das Gespräch positiv ab, indem Sie einen Ausblick auf die Zukunft geben.

Tipp 3: Der Ton macht die Musik

Beim Führen eines Mitarbeitergesprächs kann der Tonfall der vorgesetzten Person schnell den Unterschied zwischen einer konstruktiven Diskussion und einer konfrontativen Auseinandersetzung ausmachen. Als Führungskraft ist es entscheidend, nüchtern und sachlich zu argumentieren, sich dabei auf Fakten zu stützen und persönliche Vorwürfe zu vermeiden. Kritik und Punkte zum «Dranbleiben» gehören dazu, doch müssen sie unbedingt in einem respektvollen und konstruktiven Rahmen geäussert werden. Eine wertschätzende Grundhaltung ist von zentraler Bedeutung, wenn Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter gehört und verstanden fühlt.

Tipp 4: Die richtigen Fragen stellen

Im Mitarbeitergespräch sind Sie als Führungskraft im Lead. Das bedeutet aber nicht, dass Sie die ganze Redezeit beanspruchen sollten. Ganz im Gegenteil: Stellen Sie präzise Fragen, um das Gespräch anzuregen und lassen Sie Ihren Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin möglichst oft zu Wort kommen. Vermeiden Sie konfrontative Fragen, die zu Widerstand bei Ihrem Gegenüber führen könnten. Setzen Sie stattdessen auf offene Fragen, die zur Reflexion anregen. Fragen Sie nach Inputs, Ideen und Bedenken, um ein umfassendes Bild der Gesamtsituation zu erhalten.

Beispiele für offene Fragen:

• Was kannst du künftig bei dieser Aufgabe oder dem Projekt anders machen?
• Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig nicht mehr machen möchtest, welche ist das?
• Was kann ich als Führungskraft dazu beitragen, damit du noch produktiver sein kannst?  

Tipp 5: Fundiert Feedback geben

Fundiertes Feedback zeichnet sich durch eine Mischung aus positiven Rückmeldungen, konkreten Beispielen und präzisen Verbesserungsvorschlägen aus. Sie sollten genau wissen, was Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter im letzten Jahr geleistet hat. Dazu zählt, dass sie über Weiterbildungen, Lohn, familiäre Situation und andere organisatorische Punkte Bescheid wissen.

Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengefasst, über welche Sie sich vor dem Gespräch Gedanken machen sollten, damit Ihr Feedback möglichst präzis ausfällt:

Wichtige Themen: Welche sind die drei wichtigsten Themen, die Sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im nächsten Jahr besprechen möchten?

• Leistung: Wie bewerten Sie die Leistungen der vergangenen Monate? Was lief gut? Wo gibt es Steigerungspotenzial?
• Profil: Was sind die Stärken resp. Schwächen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters?
• Zusammenarbeit: Welche Punkte der Zusammenarbeit schätzen Sie besonders? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial? 
• Weiterbildung: Gibt es Weiterbildungsmöglichkeiten, von der beide Seiten profitieren könnten?
• Ziele: Was soll sich nach dem Gespräch ändern? Wie können diese Ziele erreicht werden?
• Unterstützung: Wie kann ich die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter bei der Umsetzung unterstützen?

Tipp 6: Schwierige Themen ansprechen

Als Führungskraft müssen Sie im Mitarbeitergespräch den Mut haben, unangenehme Themen anzusprechen.

Ob es um Leistungsprobleme, Konflikte oder mögliche Kündigungen geht – versuchen Sie ehrlich zu sein und gemeinsam nach Lösungen resp. Verbesserungen zu suchen.

Wichtig: Halten Sie sich dabei an Tipp 3 «Der Ton macht die Musik». Führen Sie sich vor Augen, dass ein respektvoller Umgang und offene Kommunikation absolut entscheidend sind, um ein konstruktives Ergebnis zu erzielen. Wenn Sie Ihr Gegenüber mit Vorwürfen bombardieren, finden Sie sicher keinen gemeinsamen Nenner.

Tipp 7: Einen schönen Abschluss finden

Beenden Sie das Mitarbeitergespräch mit einem positiven Ausblick, einem klaren Plan für die Zukunft und bedanken Sie sich für den Austausch. Fassen Sie die besprochenen Punkte zusammen, vereinbaren Sie klare Massnahmen und zeigen Sie Ihre Unterstützung für die Weiterentwicklung Ihres Mitarbeiters oder Ihrer Mitarbeiterin. Ein motivierender Abschluss stärkt die Arbeitsbeziehung und zeigt der Person, dass Ihnen ihr Wohlbefinden am Herzen liegt.

Fazit: Wie führe ich gute Mitarbeitergespräche?

Gute Mitarbeitergespräche sind essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und erfordern eine gezielte Vorbereitung, eine offene Gesprächsatmosphäre und eine strukturierte Herangehensweise. Als Führungskraft spielen Sie eine entscheidende Rolle dabei, eine positive und konstruktive Gesprächsumgebung zu schaffen. Durch die Anwendung unserer sieben Tipps, darunter ein positiver Gesprächseinstieg, die richtige Strukturierung, empathisches Zuhören und fundiertes Feedback, können Sie die Qualität Ihrer Mitarbeitergespräche deutlich verbessern, die Arbeitsbeziehungen stärken und die individuelle Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden nachhaltig fördern.