Mitarbeitergespräch vorbereiten:
Ein Leitfaden für Führungskräfte

Die Kunst erfolgreicher Mitarbeitergespräche liegt nicht nur in der Kommunikation, sondern auch in der gezielten Vorbereitung und einer konsequenten Nachbearbeitung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich als Führungskraft bestmöglich aufs Gespräch vorbereiten, warum klare Ziele so wichtig sind und wie Sie eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre schaffen.

Gehören Sie auch zu denjenigen, die dem jährlichen Feedbackgespräch mit einem gewissen Unbehagen entgegensehen? Damit sind Sie nicht allein, denn viele Führungskräfte sehen Mitarbeitergespräche als lästige Pflicht an, die für beide Seiten keinen Mehrwert bieten. Versuchen Sie umzudenken und betrachten Sie das nächste Mitarbeitergespräch als Gelegenheit, um die Beziehung mit ihren Mitarbeiter:innen zu stärken und als Chance zur Weiterentwicklung.  

Was ist ein Mitarbeitergespräch (MAG)?

Ein Mitarbeitergespräch, umgangssprachlich oft MAG genannt, ist ein strukturiertes und geplantes Gespräch zwischen einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter und der vorgesetzten Person. Es ist ein Führungsinstrument im Personalmanagement und dient dazu, verschiedene Aspekte der Arbeitsbeziehung zu besprechen. In der Regel finden solche Gespräche einmal oder mehrmals pro Jahr statt.

Die 3 Phasen des Mitarbeitergesprächs

Ein Mitarbeitergespräch verläuft typischerweise in drei Phasen, auf die Sie sich als Führungskraft sorgfältig vorbereiten sollten:

  • Die Vorbereitung: Die Vorbereitung markiert den entscheidenden Startpunkt für das Mitarbeitergespräch. Sammeln Sie relevante Unterlagen, definieren Sie klare Gesprächsziele und strukturieren Sie den Verlauf, um eine reibungslose und zielgerichtete Diskussion zu ermöglichen.
  • Das Gespräch: Während des Gesprächs ist es entscheidend, eine offene und unterstützende Atmosphäre zu schaffen, in der beide Seiten ihre Gedanken und Bedenken äussern können. Es ist wichtig, gut zuzuhören, offene Fragen zu stellen und Feedback zu geben, um die Kommunikation zu fördern und Lösungen zu finden.
  • Die Nachbearbeitung: Nach dem Gespräch ist es ratsam, schriftliche Notizen zu machen und gegebenenfalls vereinbarte Schritte festzuhalten. Dieser Punkt beinhaltet auch das Überprüfen der definierten Ziele und Massnahmen.

Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Eine strukturierte Vorbereitung ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch. Wir haben Ihnen einen Leitfaden erstellt, an dem Sie sich für das nächste Gespräch orientieren können.

Tipp: Vorbereitungsaufwand nicht unterschätzen

Viele Führungskräfte nehmen sich nicht genügend Zeit für die Vorbereitung. Es ist wichtig, dass Sie verinnerlichen, dass ein MAG keine Last-Minute Aufgabe ist. Wer mit seinen Mitarbeitenden die letzten Monate Revue passieren will, sollte ein gutes Bild davon haben, was die Person in den letzten Monaten bzw. der Vergleichsperiode geleistet hat. Alles andere wirkt nicht nur unprofessionell, sondern auch wenig wertschätzend Ihren Mitarbeiter:innen gegenüber.

Schritt 1: Welche Themen sollen besprochen werden?

Mitarbeitergespräche können eine Vielzahl von Themen umfassen, von der Zusammenarbeit über die Leistungsbeurteilung bis hin zu persönlichen Anliegen und den Entwicklungsperspektiven der Mitarbeitenden. Es ist wichtig, dass Sie sich als Führungskraft auf verschiedene Szenarien vorbereiten und flexibel auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen eingehen. Damit das Gespräch wirkungsvoll ist, ist es entscheidend, nicht zu viele Themen gleichzeitig anzusprechen. Es gilt, die wirklich wichtigen Themen zu identifizieren und sich auf diese zu konzentrieren.

Schritt 2: Feedback erarbeiten

Konstruktives Feedback zu geben, ist eine Kunst, die Führungskräfte beherrschen sollten. Fundiertes Feedback zeichnet sich durch eine Mischung aus positiven Rückmeldungen, konkreten Beispielen und präzisen Verbesserungsvorschlägen aus. Sie sollten genau wissen, was Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter im letzten Jahr geleistet hat. Schliesslich dient das Gespräch ja dazu, vergangene Leistungen zu bewerten, Entwicklungsbereiche zu identifizieren und konstruktives Feedback zu geben. Dazu zählt, dass sie über Weiterbildungen, Lohn, familiäre Situation und andere organisatorische Punkte Bescheid wissen. Nutzen Sie das Mitarbeitergespräch als Gelegenheit, um allfällige Probleme anzusprechen und diese auszuräumen. Wir haben Ihnen die wichtigsten Fragen zusammengefasst, welche Sie sich vorgängig stellen sollten:

  • Leistung: Wie bewerten Sie die Leistungen der vergangen Monate? Was lief gut? Wo gibt es Steigerungspotenzial?
  • Profil: Was sind die Stärken resp. Schwächen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters?
  • Zusammenarbeit: Welche Punkte der Zusammenarbeit schätzen Sie besonders? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?  
  • Weiterbildung: Gibt es Weiterbildungsmöglichkeiten, von der beiden Seiten profitieren könnten?
  • Ziele: Was soll sich nach dem Gespräch ändern? Wie können diese Ziele erreicht werden?
  • Unterstützung: Wie kann ich die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter bei der Umsetzung unterstützen?

Schritt 3: Ziele definieren

Ein wichtiger Punkt guter Feedbackgespräche ist die Bestimmung neuer Ziele. Sind Mitarbeitende dabei nicht involviert und werden Ziele in einem Unternehmen nur von oben nach unten diktiert, kann es sein, dass die Nichterreichung bereits bei der Zielsetzung droht. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Zielsetzung mitreden. Und denken Sie daran: Zielvereinbarungen sollten motivieren und nicht überfordern – beide Seiten sollten mit der Zielsetzung einverstanden sein. Bei der Zielsetzung können Sie sich an der SMART-Formel halten: Das heisst, die Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Am Ende des Gesprächs sollten beide Seiten eine Einigung finden, damit sie gemeinsam an den ausgearbeiteten Zielen arbeiten und im nächsten Mitarbeitergespräch daran anknüpfen können.

Tipp: Passende Ziele definieren

Die grosse Kunst bei der Zielsetzung besteht darin, dass wirklich gute, sinnvolle und messbare Ziele festgehalten werden, und nicht bloss Massnahmen.

Beispiel: «Wir müssen mehr Online-Marketing machen» ist kein sinnvolles Ziel für Marketingmitarbeitende, das ist eine Massnahme. Passende Ziele könnten vielmehr so lauten: «Wir steigern die Anzahl unserer Linkedin-Follower:innen auf 500 in den nächsten sechs Monaten» oder «Wir erstellen pro Quartal zwei Blogs zum Thema Solarenergie».

Schritt 4: Richtige Atmosphäre schaffen

Denken Sie als Führungskraft daran, dass eine angenehme und sichere Atmosphäre zentral ist für ein gelingendes Mitarbeitergespräch. Nehmen Sie sich genug Zeit für den Termin, damit im Gespräch kein Stress entsteht und Sie keinen gehetzten Eindruck machen. Geben Sie der Person vor dem Gespräch einen Überblick über die Agenda. Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden schon bei der Einladung mit, dass sie oder er sich Gedanken über die Zusammenarbeit und Ihrem Führungsverhalten machen soll.

Wichtig: Ein Gespräch auf «Augenhöhe» bedeutet, dass beide Seiten Feedback geben dürfen. Führungskräfte sollten beim MAG keine Monologe halten, sondern vor allem die Mitarbeitenden zu Wort kommen lassen und dabei aktiv zuzuhören. Im Gespräch geht es auch darum herauszufinden, ob die Person sich im Team wohlfühlt, wie sie ihre Aufgaben bewertet, wie sie Verbesserungen vorantreiben will und die Zukunft im Unternehmen sieht.

Tipp: Feedback einholen

Nicht alle Mitarbeitenden sind es sich gewohnt, der Chefin oder dem Chef Feedback zu geben. Einige werden Ihnen unverblümt die Meinung sagen – andere werden sich nicht trauen. Diese Menschen benötigen Vertrauen. Zeigen Sie ihnen, dass ihr Feedback erwünscht ist, und versichern Sie, dass nichts passiert, wenn Kritik ausgesprochen wird. Wenn auch das nichts bringt, können Sie versuchen Beispiele aufzuzeigen: «Mir wurde schon von anderen Mitarbeitenden gesagt, dass ich zu pingelig und rechthaberisch sei. Siehst du das auch so?». Sollte auch danach keine Rückmeldung kommen, gilt es dies zu respektieren und das Feedback zu einem späteren Zeitpunkt einzuholen.

Schritt 5: Die Nachbearbeitung

Im Anschluss an das Mitarbeitergespräch protokollieren Sie die wichtigsten Punkte aus dem Gespräch:  

  • Welche Ziele und Massnahmen wurden vereinbart?
  • Welche Punkte wurden von den Mitarbeitenden eingebracht?  
  • Gab es Fragen im Gespräch, die weitere Arbeitsschritte benötigen?
  • Blieben Themen ungeklärt, die nachgefasst werden müssen?
  • Was können Sie als Führungskraft besser machen?

Idealerweise können Sie der Person nun einen konkreten Plan an die Hand geben, an welchem sie sich für die kommenden Monate orientieren kann. Beim nächsten Mitarbeitergespräch können Sie das Dokument wieder heranziehen, um gemeinsam zu analysieren, wie das Ganze umgesetzt wurde.

Fazit: Die wichtigsten Punkte

Die Eckpfeiler für erfolgreiche Mitarbeitergespräche liegen in einer gründlichen Vorbereitung. Denken Sie darüber nach, welche Themen Sie ansprechen wollen, evaluieren Sie die Leistungen und nutzen Sie die Gelegenheit, die vergangene Arbeitszeit zu überdenken. Das richtige Feedback und die klare Zielsetzung spielen dabei eine Schlüsselrolle. Indem Sie sich an unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung vor dem nächsten Mitarbeitergespräch halten, geben Sie sich die Chance, dieses oft ungeliebte Gespräch in einen fruchtbaren und konstruktiven Dialog zu verwandeln.

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