Gemeinde Ostermundigen
Einführung des MAG 2.0
mit partizipativem Prozess
Die Gemeindeverwaltung Ostermundigen hat im Jahr 2022 das MAG 2.0 eingeführt und dabei auf einen partizipativen Prozess gesetzt. Eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe begleitete den gesamten Einführungsprozess und holte in jeder Phase Feedback aus den Abteilungen ab. Dieses Vorgehen wird auch nach der Einführung fortgesetzt. Nach jeder neuen Runde von Mitarbeitendengesprächen nimmt die Personalabteilung Feedback und Anregungen für Verbesserungen entgegen.
die ausgangslage
Wunsch nach Veränderung
breit abgestützt
Die Gemeinde Ostermundigen ist eine der grössten im Kanton Bern und grenzt im Osten an die Stadt Bern. Die Nähe zur Bundeshauptstadt, ein breit gefächertes Freizeitangebot sowie schöne Naherholungsgebiete machen sie zu einem beliebten Wohn- und Arbeitsort. Täglich engagieren sich 320 Mitarbeitende, damit alles funktioniert.
Die grosse Diversität an Aufgaben und Jobprofilen in der Gemeindeverwaltung ist eine Herausforderung, wenn es um Veränderungen geht, beispielsweise die Einführung von neuen Tools. Dies musste bei der Einführung einer neuen Lösung für das Mitarbeitendengespräch berücksichtigt werden. Denn das alte Instrument – ein klassischer Kreuzchenbogen mit Bewertungsmöglichkeiten von A-D – hatte ausgedient. Auch wenn das Mitarbeitendengespräch in der Gemeindeverwaltung obligatorisch ist und somit immer stattgefunden hat, hat das alte Instrument das Ziel eines guten Gesprächs nicht mehr unterstützt. Eine neue Lösung musste her.
Die Implementierung
Hohe Akzeptanz dank
partizipativem Einführungsprozess
Eine Umfrage unter Führungspersonen zeigte, dass der Wunsch nach einer Veränderung beim Mitarbeitendengespräch nicht nur beim Personaldienst stark war. Deshalb hat der Personaldienst das Projekt «Neues MAG» initialisiert.
Für die Einführung wurde ein partizipativer Prozess gewählt. «Die Einführung des neuen Mitarbeitendengesprächs bedeutet eine Kulturveränderung und sollte deshalb auch als Change-Prozess verstanden und geführt werden. Daher war es uns von Anfang an sehr wichtig, alle relevanten Personen mit ins Boot zu holen», sagt Barbara Leder, Leiterin Personaldienst. Eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe über alle Hierarchiestufen und Berufsgruppen hinweg wurde ins Leben gerufen und hat die Einführung des neuen Mitarbeitendengesprächs von der Konzeption bis zur Umsetzung und Einführung begleitet. Dies hat von Anfang an für eine hohe Akzeptanz des neuen Instruments gesorgt. Auf das MAG 2.0 ist die Arbeitsgruppe im Rahmen des Projektes gestossen und es wurde bald klar, dass zukünftig mit dem MAG 2.0 gearbeitet werden soll.
Der Prozess ist damit aber noch nicht abgeschlossen. Die Personalleitung überprüft das MAG 2.0 nach jedem Gesprächsdurchgang wieder aufs Neue. Mitarbeitende und Führungskräfte können ihr kritisches Feedback abgeben und Anregungen werden in nachfolgenden Durchgängen implementiert.
Nach dem ersten Durchlauf wurde beispielsweise der Wunsch nach einer «Joker-Karte» mehrfach genannt. Mitarbeitende und Führungspersonen wünschten sich eine Blanko-Karte für ganz persönliche Wunschthemen. Diese wurde dann im zweiten Durchgang eingeführt. Auch das Formular wurde nochmals nachjustiert für den zweiten Durchgang.
Für den bevorstehenden dritten Durchgang sind weitere Anpassungen aufgrund von Rückmeldungen der Belegschaft vorgesehen. Beispielsweise wird das übergeordnete Jahresthema wieder abgeschafft und die Kartenwahl kann individuell oder gemeinsam erfolgen. Begleitend werden «kulturelle Themen» wie Feedback geben, eigenes Führungsverhalten oder das Führen von schwierigen Gesprächen im Rahmen von Kadertagungen aufgenommen.
MESSBARE ERFOLGE
Offene und wertschätzende
Gesprächskultur im Zentrum
Die Umsetzung des MAG 2.0 ist bei der Gemeinde Ostermundigen also ein Prozess, der auf kontinuierliche Weiterentwicklung ausgelegt ist. «Nach dem ersten Durchgang war die Resonanz mehrheitlich positiv, es gab aber auch kritische Stimmen, vor allem aus zwei Abteilungen. Dies war keine Überraschung, hat uns jedoch in unserem partizipativen Ansatz bekräftigt», so Leder. In einigen Abteilungen herrschte schon vorher eine Gesprächskultur auf Augenhöhe. Andere Abteilungen hingegen mussten sich zuerst an das neue, dialogorientierte Vorgehen gewöhnen. In einem sind sich jedoch alle einig in Ostermundigen: Das Ziel sind gute, persönliche Gespräche, die für alle Beteiligten stimmig sind und einen Nutzen bringen.
Aus diesem Grund erhebt der Personaldienst auch keine detaillierten Informationen aus den Gesprächen. Einzige Bedingung ist, dass die Gespräche einmal im Jahr stattfinden. Wenn die Themenkarten zum Anlass für weitere Gespräche oder Standorte unter dem Jahr genutzt werden, freut das die Leitung Personaldienst umso mehr.
Wir sind sehr überzeugt vom MAG 2.0 und dem partizipativen Weg, den wir eingeschlagen haben. Uns ist wichtig, dass wir uns als Organisation und damit auch das gewählte Instrument laufend weiterentwickeln können. Es ist ein laufender Prozess.Barbara Leder
Leiterin Personaldienst
Gemeinde Ostermundigen
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